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Gestión del tiempo

17, 08, 2017

 

Posiblemente la habilidad más productiva y transversal de todas las que distinguen a una persona productiva es la capacidad para gestionar su tiempo. A todos nos ha pasado alguna vez, el encontrarnos corriendo de un lado para otro y al hacer balance al final de la jornada darnos cuenta de que no hemos hecho nada productivo. A continuación encontrará unas reglas básicas para evitarlo.  

Haga una lista de tareas pendientes, pero limítese cada día a las seis más importantes.

Una lista larga con, digamos 25 o 40 asuntos pendientes es la excusa perfecta para estar ocupado todo el día, pero no necesariamente productivo. Si su lista es larga, su energía se consumirá intentando "limpiar" la lista más que en ser productivo. Elija cada día las seis tareas de la lista de mayor resultado previsto y llévalas a cabo hoy.

Prepárese para la tarea: 

1.- Limpie la mesa de todo lo que te pueda distraer, cierre las páginas web que no necesite e incluso (porqué no) desconecta el teléfono móvil. Si el entorno es ruidoso, aíslate con música y unos auriculares. Personalmente mis lugares más productivos son las minimalistas habitaciones de hotel y los aviones (con los móviles apagados obligatoriamente).

2.- Tenga a mano todo lo que vaya a necesitar: lápices, herramientas, libretas o documentos. Si precisa un programa especial, asegúrese de que esté instalado.

3.- Intente sentirse todo lo confortable que pueda en su asiento.

Planifique "cuanto tiempo" le va a dedicar a cada tarea. Al principio le costará hacer una estimación objetiva del tiempo preciso para realizar una tarea, pero con la práctica le resultará más sencillo. Ese aprendizaje es importante a la hora de seleccionar las tareas más productivas a realizar cada día (primando las de mayor rendimiento y menor tiempo requerido). 

Mucha gente se sorprende de lo que se puede hacer con unas pocas horas bien planificadas.

Planifique el "cuando". Una agenda bien organizada es imprescindible. La que prefiera: papel o informática (Outlook, Google...), Organice también para las tareas imprevistas.

Por ejemplo, si es Vd. un director comercial al que frecuentemente le interrumpen con "¿Tienes un minuto?", planifique un periodo fijo en el que aceptará tal tipo de interrupciones. En otro caso, salvo que se trate de una emergencia, !No las admita!

Tóquelo una sola vez. Reconozcámoslo; lo hemos hecho todos: Tomar un papel del escritorio y decir: "Tengo que ver esto con calma, pero ahora no tengo tiempo". Si repite ésta operación unas cuantas veces al día con diferentes documentos/proyectos/tareas la cantidad de tiempo que está malgastando moviendo papeles y releyéndolos una y otra vez sin hacer nada es enorme.

Si comienza una tarea, termínela.

Analice los resultados. A la mayor parte de la gente le gusta tener una larga lista de tareas pendientes, para marcarlas como "hechas". Pero eso no es suficiente. Las tareas que producen los mayores resultados suelen ser las más complicadas. Sin embargo, éstas suelen ser excluidas de la lista o relegadas hasta el fin de la jornada; y de ahí a mañana.... y pasado mañana....

Las tareas importantes han de ser programadas al inicio de la jornada (cuando estamos más frescos y productivos). Después de hacer su lista, pregúntese si las tareas son las que producirán los mayores resultados. Honestamente. Sin miedo.

Agrupe por lotes. Uno de los mayores avances de la economía moderna fue la "división de tareas". Si Vd. tiene que realizar diferentes tareas, al menos lo que si puede hacer es agruparlas en lotes.

Pocas cosas son menos productivas que ir saltando de una tarea a otra, debido a los costes de arranque. Una mañana entera se le puede ir haciendo una llamada telefónica, una visita al banco, mandar un par de emails y revisando un informe. Si acumula todas las llamadas telefónicas que tenga que hacer en una hora dos veces por semana, cuantas será capaz de hacer. Y si se trata de desplazamientos físicos en mayor medida: si tiene que acudir al centro acumule en ese desplazamiento todas las gestiones de la semana.

Utilice adecuadamente los medios tecnológicos. El teléfono móvil y el correo electrónico nos permiten estar permanentemente localizados. Procure que eso no se transforme en un "permanentemente interrumpidos"

Un plazo de respuesta de un correo electrónico en 24 horas es más que razonable en la mayoría de los casos. Si el asunto es verdaderamente urgente, le llamarán por teléfono. Por tanto asigne en su agenda un tiempo diario (hay quien incluso lo organiza semanal) para la lectura y contestación de correos.

El teléfono resérvelo para asuntos urgentes. Y si una llamada no es urgente, solicite amablemente que le envíen un correo electrónico.

Tampoco es necesario que perezca en el intento. Cuando esté cansado su atención y su productividad irán decayendo y lo que pueda hacer en 30 minutos le llevará dos horas. No pierda el tiempo. Si su jornada ha sido productiva hasta el momento tómese un merecido descanso. Y si no ha sido productiva, intente que mañana el descanso si sea merecido...
Prémiese. Si su jornada/tarea ha sido productiva gratifíquese con un premio: puede ser una compra, su chocolatina preferida, unas cervezas con amigos o un paseo por el parque. Se lo merece. 
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